Цифровая трансформация управления — это процесс интеграции цифровых технологий во все аспекты деятельности организации, требующий внесения коренных изменений в технологии, корпоративную культуру, процессы и принципы создания новых продуктов и услуг. Для максимально эффективного использования новых технологий и их оперативного внедрения во все сферы деятельности человека предприятия должны отказаться от прежних устоев и полностью преобразовать процессы и модели работы. Цифровая трансформация управления не может обойтись без цифровой трансформации документированных сфер деятельности. Административное обеспечение бизнеса принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных систем для работы с документами (данными) в обеспечении режима доступа к информации и ее защите.
Документы (данные) являются одновременно свидетельствами деловой активности организаций и информационными активами. Они отличаются от других информационных ресурсов тем, что при совершении деловых операций имеют доказательную роль (юридически значимые) и опираются на метаданные. Документы, независимо от формы или структуры, являются подлинными доказательствами деятельности в том случае, когда они соответствуют характеристикам аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования.
В современном мире интенсивность процессов создания документированной информации так велика, а потери, связанные с риском несвоевременных и некачественных решений, настолько существенны, что ее значение для ФОИВ и бизнеса становится первостепенным. При этом уровень профессионализма специалистов в области организации администрирования бизнеса и управления документами в рамках цифровой экономики приобретают ключевую роль и направлены на построение и обеспечение деятельности документных систем организации.
Специфика деятельности специалистов по управлению документами организации связана:
- с ее общеотраслевым характером, в связи с наличием этой функции во всех отраслях экономики;
- с междисциплинарным подходом в ее реализации, в связи с необходимость обладать знаниями по управлению документами (данными) и умением их совершенствовать с использованием новейших информационных технологий.
Для цифровой трансформации документированных сфер деятельности необходимо провести анализ деловых процессов организации, которые включают в себя:
- исследование характера деятельности организации и ее правовых, ресурсных и технологических возможностей;
- оценку рисков, влияющих на деловые процессы организации.
Анализ деловых процессов следует осуществлять по мере изменения условий деловой активности организации и факторов риска.
Результаты анализа деловых процессов могут быть использованы для проектирования и внедрения документных систем, разработки политики и процедур, определения требований к метаданным и/или разработки средств управления документами.
Анализ деловых процессов следует осуществлять по мере изменения условий деловой активности организации и факторов риска.
На втором этапе обследуются информационные системы на основании внутренних корпоративных регламентов и стандартов, положений о подразделениях и должностных инструкций работников. По результатам составляется сводная таблица взаимосвязей структурированных данных и информационных систем документального фонда.
Первичная идентификация информационных систем документального фонда и структурированных данных, классификация их пользователей при осуществлении деловых процессов, реализуется по процессам, описанным в организационно-распорядительных и нормативно-методических документах, регламентирующих деятельность организации.
На третьем этапе разрабатывается перечень информационных систем документального фонда организации, включающих виды документов и их данные, метаданные, относящиеся к разным системам документации (управленческая, научно-техническая – конструкторская, программная, документы автоматизированных систем – и т.д.).
Четвертый этап посвящен классификации потребителей информационных систем документального фонда с целью удовлетворения и долгосрочного прогнозирования их потребностей в ресурсах организации. Классификация проводится на основании анализа нормативных правовых актов, межотраслевых и ведомственных нормативных документов, действующих в системе организации, локальных нормативных актов организации (положений о ее подразделениях, должностных инструкций работников подразделений и др).
Итоги цифровой трансформации документированных сфер деятельности дают возможность составить описание структурированных данных информационных систем документального фонда организации, которые создают условия для разработки программы по совершенствованию управления информационными системами, а также отдельных деловых процессов и регламентов (стандартов). Выбор концептуальных и технологических решений при этом задается составом ключевых ресурсов организации.
Новый профессиональный стандарт в области организации управления документами и администрирования бизнеса, учитывающий потребности цифровой экономики, называется «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации». Целевой объект стандарта – характеристики квалификаций по использованию современных технологий и организационных мероприятий в области управления документами (данными) для кардинального повышения производительности и ценности записанной информации и носителей, которые рассматриваются как единое целое, и составляют актив, подтверждающий совершение работ и услуг, предусмотренных уставом юридического лица, осуществляющего экономическую деятельность в РФ.
Авторы:
Хлюснева Людмила Петровна, Председатель СПК в области документационного и административно-хозяйственного обеспечения деятельности организации, член Экспертного Совета при Комитете по труду социальной политике и делам ветеранов ГД РФ, Директор НАОСАР
Дроков Сергей Владимирович, член НП «Национальная Ассоциация офисных специалистов и административных работников», Научно-методического совета Историко-архивного института РГГУ, эксперт рабочих групп: ФЦП «Электронная Россия» Минэкономразвития РФ, АНО «Цифровая экономика», Банка России, по развитию профобразования и обучения в национальной системе квалификаций при Национальном совете при Президенте РФ по профессиональным квалификациям.